Por que internalizar o billing está matando equipes de tecnologia

Por que internalizar o billing está matando equipes de tecnologia

Nos 7 anos de Vindi e mais 8 anos como executivo da área empresarial do Itaú, visitei mais de 1000 empresas. Foi um laboratório que até hoje, me desafio a fazer. Isso é uma escola para entender como funciona a “cozinha” de negócios referência em seus segmentos.

Na maioria das vezes, quando a Vindi era solicitada para apresentar sua solução de billing ou de cobrança recorrente, essas empresas tinham um processo desenvolvido internamente que era conectado a um gateway de pagamento. O que na nossa opinião (minha e do Wagner, CTO da Vindi), vai morrer em breve.

Gateways de pagamento não fazem billing!

Billing é um sistema de cobrança (de tarifas, de planos e de serviço) que gera e controla faturas de forma aplicável. Na prática, é o controle de cobranças que gera o faturamento de uma empresa.

Na maioria das empresas esse processo ainda é manual: pessoas emitindo boletos e notas fiscais, controlando os recebimentos na mão, literalmente. Em empresas com grande apelo tecnológico, algumas preferem criar sistemas internos para controlar isso.

Esse texto foi escrito exatamente por conta desse tipo de prática: internalizar cobranças está matando equipes de tecnologia.

Morte: e-Commerce faliu em 2016 porque fez billing interno (história real)

Por motivos óbvio, não posso citar um e-commerce brasileiro de assinaturas (referência no seu segmento) que fechou a operação por conta de internalizar a cobrança e guardar os dados de cartão no adquirente (operadora de cartão).

Durante algum tempo, acompanhei de perto os desafios dos empreendedores à frente desse e-Commerce. Eles decidiram internalizar o processo de cobrança recorrente e como não eram PCI Compliance (certificação de segurança para meios de pagamento), decidiram guardar os dados de cartão num adquirente (na operadora).

Error 1 detected.

Em 2016 tiveram um grave problema de fraude. Aliás, não usavam antifraude (error 2 detected). Eles simplesmente achavam que “assinatura” não ofereceria risco, por conta da própria recorrência em si. Porém, por um problema de ataque hacker (de testadores de cartão), o adquirente foi lá e bloqueou temporariamente o cadastro deles, impedindo-os de cobrar as recorrências dos clientes. Ficaram literalmente na mão, porque os dados de cartão estavam na adquirente X e não poderiam fazer o roteamento para outra operadora de cartão.

Quebraram pois não conseguiram manter o fluxo financeiro de cobrança e recebimentos de milhares de assinantes. Eles não tinham um plano B (error detected 3), pois quem guardava os dados de cartões era o próprio adquirente que os bloqueou.

Morreram com mais de 5.000 clientes pagantes.

Fim da empresa.

Principais aprendizados desse e-commerce de assinaturas

  • Error 1 detected: Guardar dados de cartões (tokentizados na adquirente) é um grande risco, já que outras adquirentes vão oferecer taxas competitivas no mercado. Atualmente temos no país quase uma dezena deles: Cielo, Rede, Getnet, Global Payments, Elavon, Stone e outros;
  • Error 2 detected: negócios on-line precisam de antifraude, já que além de fraudes normais do mercado, sites e negócios on-line sempre são alvos de testadores de cartão;
  • Error 3 detected: sempre tenha um plano B.

Filosofia não paga as contas de empresas de tecnologia

Nas visitas mais importantes que fiz, tinha um CTO com uma filosofia forte de ter o controle do desenvolvimento de coisas críticas na mão da equipe de tecnologia. Acho importante e válido isso. Terceirizar tecnologia nem sempre é um bom caminho. Nem sempre.

Só não podemos confundir aqui terceirizar com delegar. Empresas como Whirlpool, Playkids, Viva Real, Empiricus, Resultados Digitais, Thompson Reuters e Wiseup decidiram por motivos estratégicos, delegar o papel de processar pagamentos e cobrar seus milhares de clientes a uma empresa terceirizada. E posso te dar a certeza: eles têm um baita time de tecnologia!

Foto: The Imaginative Conservative

O que eles sabem bem e compartilham com o time, é que o tempo de desenvolvimento tem que ser destinado a melhorar o produto deles. O foco dos sprints deles é orientado a criar novas features para atrair mais clientes, para vender mais e liderar seus mercados. Está bem claro para essas empresas que eles precisam cuidar do “core.”

Mas nem sempre é assim.

Algumas grandes empresas ainda mantêm uma equipe de tecnologia deslocada para cuidar de billing, com funções específicas para administrarem pagamentos, conciliação, inadimplência e etc.

Empresas de tecnologia que criam billing em casa viram reféns de mudanças financeiras, de tecnologia e de regulamentação.

Recentemente recebemos aqui na Vindi uma empresa com mais de 50 mil assinantes, que se viu numa “sinuca de bico”. O adquirente (operadora de cartão) havia resolvido mudar sua API para uma nova versão. Aproveitaram esse fato, onde a equipe teria que fazer uma nova integração para atualizar essa API, e decidiram transferir esse processo para a Vindi, que já poderia integrar essa e mais outras 10 APIs sem onerar o time de tecnologia deles.

Se esse mesmo adquirente resolver lançar a versão 4.0, por exemplo, essa equipe não vai precisar programar uma nova integração. A Vindi já suporta essas mudanças com frequência. Estou falando basicamente de custo de desenvolvimento e de especialização.

Outro caso claro: a nova regulamentação de boleto da Febraban. Enquanto algumas milhares de empresas estavam nesse exato momento parando suas equipes para ajustar as integrações com bancos, clientes que usam soluções como a Vindi, não precisaram movimentar suas equipes de desenvolvimento para adaptar essas novas regras.

Saber o que é preciso internalizar e o que você pode delegar, é fundamental para a sobrevivência de qualquer empresa de tecnologia. Se os recursos são limitados, é papel do empreendedor colocar na balança a todo momento o que vale o esforço do seu time de desenvolvimento e o que pode ficar na mão de parceiros.

Churrascaria que vende pizza?

Departamentos financeiros são criados depois que startups começam a crescer aceleradamente. Em 100% dos casos, os fundadores se dividem para controlar finanças e administrar as receitas que começam a chegar, quando nasce uma startup.

Depois desse estágio, os próximos profissionais (de finanças) se questionam se o processo decidido pelos fundadores está alinhado com o mercado. No primeiro momento, a decisão é olhar para a contratação de um ERP. No segundo, é pedir para o time de tecnologia ajudar na decisão, que sempre estará sendo empurrada por um backlog alucinante de novas features e, na maioria das vezes, negligenciará os problemas financeiros, pois sua equipe já está “atolada” em desenvolvimento do produto.

Ainda assim, existem alguns engenheiros de software que levantam a mão e dizem: “isso é simples, dá para fazer em casa”.

É aí que começa o perigo invisível: deslocar recursos de tecnologia para criar dentro de casa, um billing próprio.

De fato, equipes com alta capacidade de entrega, têm habilidades suficientes para integrar um gateway de pagamento e fazer o negócio acontecer. Tudo pode, inclusive, funcionar bem. Até o momento em que o gerente financeiro negocia sem o conhecimento de equipes de tecnologia, melhores tarifas em outros bancos ou adquirentes. É nesse momento em que ele vem com a notícia: “Negociamos uma super tarifa no banco Y e na operadora de cartão Z, pode colocar no ar?”

Esse é aquele capítulo em que o CTO tem que achar no backlog, uma brecha (inexistente) para encaixar um novo banco e uma nova operadora de cartão. Afinal é economia de dinheiro na mesa. Duas novas integrações são literalmente jogadas na mesa, e precisarão de testes, suporte intensivo e conhecimento de processos burocráticos para tudo funcionar.

CAOS.

A minha analogia nesse processo de internalização de billing é que equipes generalistas precisam de cuidado para não fazerem tudo “mais ou menos”.

“É a parábola da galinha, que não voa, nem nada muito bem”.

O CEO com orgulho pode se gabar: “minha equipe de tecnologia é bem boa, faz tudo que a gente pede”.

Dica: se a equipe de tecnologia faz tudo que você como dono, fundador ou investidor pede, tome bastante cuidado, tem algo errado.

Tem outro fator que se deve levar em consideração é que equipes de tecnologia mudam, e mexer num billing feito em casa, por outras equipes, vai doer, e muitas vezes, sangrar.

Monstro invisível

Uma startup em alto crescimento desconhece monstros invisíveis.

Um dos maiores deles é a inadimplência. A maioria das empresas que elegeu um gateway de pagamento para cobrar, tem problemas graves de inadimplência. Primeiro porque churn, também está relacionado à ineficiência em cobrar.

SputnikNews (Foto)

Churn involuntário, aquele que você não controla diretamente, pode estar ligado a cartões de crédito cancelados dos clientes, erros nos processamentos de cobrança e desconhecimento de métricas de pagamento.

Outro problema que se torna invisível é a demanda por integrações. Para uma empresa de tecnologia funcionar, APIs são uma realidade grande hoje em dia.

Antigamente as empresas precisavam desenvolver em casa, soluções de disparo de emails, segurança, CRMs e etc. Atualmente, é possível criar uma empresa com grande escala, usando na sua maior parte API´s. Com billing e gestão de assinaturas não é diferente.

APIs dão liberdade para qualquer equipe.

Quanto mais modularizado o sistema desenvolvido tiver, melhor. Qualquer equipe de tecnologia de alto desempenho sabe disso. Além de absorver as melhores práticas de ferramentas terceiras, o tempo é extremamente otimizado em termos de desenvolvimento.

Outro benefício, ao usar integrações com APIs, é ter a liberdade de trocar de solução, com um planejamento definido. Isso dá liberdade para CTOs mudarem o rumo quando algo não vai bem em soluções técnicas. Além de possibilitar a criação de micro-serviços dentro de sistemas para criar independência entre tecnologia e produtos.

APIs podem ser usadas para complementar qualquer sistema:

  • E-mails;
  • CRMs
  • Ferramentas SaaS e;
  • Solução de pagamento on-line.

Na maioria das vezes, é muito melhor usar sistemas especialistas terceiros para ter a independência de decisão e, ainda assim, absorver soluções que foram desenvolvidas fortemente em seus propósitos.

Cobrar é uma tarefa difícil. Não existe alguém que queira e goste de ser cobrado.

Especialmente para lembrar algo que venceu e ainda não foi pago. Apesar de algumas startups brasileiras terem grandes “caras de tecnologia”, assumir dentro de casa essa tarefa de construir o billing para cobrar clientes, é um risco grande de virar refém dessa solução.

Primeiro porque a equipe vai demandar muito tempo para criar, manter e melhorar isso, segundo porque equipes são mutáveis e quando desenvolvedores saem, é necessário um novo aprendizado para entender o que foi feito.

Automatizar a cobrança na maioria das vezes é fazer com que o sistema trabalhe para cobrar e reduzir inadimplência, o que dá a tranquilidade necessária para continuar crescendo. E escolher uma solução que possua a flexibilidade de integração (APIs) é decisivo para que se construa uma estrutura que suporte esse crescimento.

Deixo aqui meus 5 últimos centavos para ajudar nessa decisão.

1. Digitalização: toda empresa vai entrar em venda on-line daqui para a frente. Ter uma plataforma que permita a venda através de um sistema na nuvem e que ainda tem APIs para criar negócios digitalmente, é um grande ponto para qualquer empresa considerar.

2. Custo: decidindo por uma ferramenta que ajuda a cobrar clientes, equipes de tecnologia podem focar nos custos envolvendo desenvolvimento de produtos, não de billing, que são caros e envolvem outro tipo de expertise.

3. Passivos: quando uma empresa internaliza o sistema de cobrança, o passivo aumenta, principalmente pelo motivo de precisar de mais gente “apertando parafuso”. E se uma startup precisa de mais gente fazendo trabalho manual para crescer, temos aí um grande erro. O passivo só vai aumentar.

4. Segurança: sempre olhe soluções de cobrança com certificações e padrões internacionais de segurança. Para receber pagamentos online, recomendo a escolha de empresas PCI Compliance (certificação internacional para processamento e cartões de crédito).

5. Libere sua equipe de tecnologia, CTO! Faça isso pelo seu backlog. Com ferramentas como APIs, webhooks, módulos de pagamento e integrações, sua equipe pode se dedicar ao produto que você quer construir.

Ajudei? Acesse: vindi.com.br

Rodrigo Dantas

Rodrigo Dantas

Saas & Fintech entrepreneur.

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